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L'attività di riordino, schedatura ed informatizzazione dell'Archivio nazionale Spi è iniziata nel biennio 2003-2005. La documentazione conservata dal Sindacato copre un arco cronologico molto limitato e relativamente recente: si tratta per lo più di documentazione relativa agli anni '70-2000, solo alcune serie restano a testimonianza di una storia che risale ai primi anni della repubblica. Una ricerca effettuata su fonti esterne ha permesso solo in parte di colmare tale lacuna. La struttura archivistica riflette in buona parte l'organizzazione interna che il Sindacato aveva al momento in cui è stato avviato l'intervento archivistico; tale scelta è stata condizionata anche dalla necessità di poter comprendere i versamenti delle carte che periodicamente gli Uffici avrebbero successivamente effettuato. Per tale ragione tutte le serie individuate all'interno degli Uffici o Dipartimenti sono state create come serie aperte.
Le prime serie sono quelle relative alla documentazione prodotta dagli organi statutari, consistente in verbali, atti e documentazione preparatoria, è suddivisa in:
Nell' 'Archivio generale' sono comprese le serie
Le Circolari in particolare, schedate singolarmente e con una scheda dedicata, rappresentano una fonte di primaria importanza per la ricostruzione, a partire dal 1966, della storia delle strutture centrali e periferiche della Federazione pensionati prima e del Sindacato poi.
La documentazione prodotta dai dipartimenti e dagli uffici è organizzata secondo la seguente struttura:
Sono state dedicate delle sezioni distinte per la documentazione relativa agli atti di 'convegni, seminari' ed incontri e ai 'fondi personali' di Gianfranco Rastrelli, Raffaele Minelli, Betty Leone e Maria Lorini.